アウトソーシングのメリット・デメリット。派遣との違いも解説。

自社の業務の一部を、外部の企業に委託する「アウトソーシング」。労働人口の減少に伴う人材不足や市場での競争激化といった状況を受け、自社の人材により効率的に働いてもらうための手段の1つとして注目が集まっています。
とは言え、アウトソーシングは全ての企業にマッチするものではなく、企業によっては人材派遣の方が適している可能性もあります。今回は、アウトソーシングの概要やメリット・デメリット、派遣との違いや使い分けについて紹介します。

アウトソーシングとは

「アウトソーシング」とは、自社で行っている業務の一部を、外部の企業に委託すること。外・社外を意味する「アウト（out）」と調達・資源利用を意味する「ソーシング（sourcing）」を組み合わせた言葉です。

近年、労働人口の減少による「人材獲得競争」や、AI・IoTといった技術革新による「市場の変化」や「競争」が激化しています。いかに「市場」や「自社を取り巻く環境」の変化に対応し生き残りを図っていくかが、多くの企業にとっての課題となっているでしょう。そうした状況の中、社員により効率的・生産的に業務を進めてもらうための手段の1つとして、アウトソーシングに注目が集まっています。
 
基本的に、アウトソーシングの対象となるのは、「営業」「企画」といった企業の中核となる「コア業務」をサポートする役割を担う「事務」「カスタマーサポート」などの「ノンコア業務」が中心です。
 
具体的にどのような業務をアウトソーシングするかは企業によってさまざまですが、以下のような業務は比較的アウトソーシングしやすいとされています。
 

アウトソーシングの対象となる業務の例

● バックオフィス系の業務（経理事務、労務管理など）
● 営業に付随する業務（営業事務、テレアポ、ウェブサイトの運営など）
● カスタマーサポート業務（カスタマーセンターの運営、クレーム対応など）
● 商品の製造や在庫管理、梱包、発送
● 店舗運営に関連した業務（店頭販売、販売促進など）
● 専門性が非常に高い業務（法務、システム開発、Webサイト構築など）

アウトソーシングのメリット

「アウトソーシングをすることで、企業にとってどのようなメリットがあるのか」を知りたい経営者や人事総務担当者も多いのではないでしょうか。アウトソーシングのメリットを見ていきましょう。

メリット①：社員がコア業務に集中できる
メリット②：ルーティン業務を効率化することができる
メリット③：コストの削減につながる
メリット④：専門的な知識・ノウハウを活用できる

メリット①：社員がコア業務に集中できる

「ノンコア業務」をアウトソーシングすることで、自社の社員が「コア業務」に取り組める時間が増えます。
 
人事総務部門を例にとると、給与計算や給与の支払いといった業務をアウトソーシングすることにより、これまで給与関係の業務に費やしていた時間を採用計画や制度構築といったコア業務にあてることができるようになります。
 
このように社員がコア業務に集中できるようになることで、生産性や業績の向上も期待できるでしょう。
 

メリット②：ルーティン業務を効率化することができる

アウトソーシングされることが多いのは、どの企業でもほぼ同様の手順で進めることができる「標準化された業務」や、法律の知識が必要な「やや煩雑な業務」などです。例として、社会保険関連の手続きや毎月の請求業務などが挙げられます。
 
こうした業務に特化しているアウトソーシング会社には多くの経験・実績があるため、自社でやるよりもはるかに効率的にルーティン業務を進めることができます。また、制度変更や法改正も熟知しているので、ルーティン業務の正確性や質も担保されるでしょう。
 

メリット③：コストの削減につながる

自社で業務を行った場合と比べると、アウトソーシングの方が業務効率が良いことが多いため、その分だけコスト削減につながります。
 
アウトソーシングを活用すれば、単に人件費が下がるだけでなく、自社で社員を雇用する際にかかる社会保険料やオフィス賃料なども負担する必要もありません。コストが削減する分だけ、利益率も上がるでしょう。
 
また、アウトソーシングの導入を検討する際に業務フローを見直すことにより、「ムダが生じている業務」を見つけることができ、コスト削減だけでなく抜本的な業務改善も期待できます。

 

メリット④：専門的な知識・ノウハウを活用できる

アウトソーシングの内容によっては、アウトソーシング会社が持っている専門的な知識・ノウハウを、自社で活かすことも可能です。
 
人事総務部門を例にとると、新入社員研修といった社内研修をアウトソーシングすることにより、最新の手法や理論を知ることができ、今後の人材育成計画の策定に役立ちます。
 
アウトソーシング会社の高い専門性を上手に活用することで、企業の成長につながることもあるでしょう。
 

アウトソーシングのデメリット

さまざまなメリットがあるアウトソーシングですが、場合によっては、導入することでかえって逆効果になる可能性もあります。アウトソーシングのデメリットを紹介します。

デメリット①：ノウハウが蓄積されにくくなる
デメリット②：業務の「ブラックボックス化」につながる
デメリット③：標準化しにくい自社独自の業務フローには適さない
デメリット④：情報漏洩のリスクが高まる

デメリット①：ノウハウが蓄積されにくくなる

アウトソーシングした業務は、社員研修といった一部の業務を除き、基本的にアウトソーシング会社で業務が行われます。そのため、業務の効率化を図れるというメリットの一方で、アウトソーシングした業務に関するノウハウが蓄積されにくいというデメリットがあります。アウトソーシングに頼りすぎると、社員の成長を阻害したり、自社で再度その業務を行うことになった際に対応できなくなったりすることも考えられます。
 
業務の進め方を定期的に確認できる体制を整えることが重要と言えるでしょう。
 

デメリット②：業務の「ブラックボックス化」につながる

アウトソーシングに業務を任せきりにすると、ノウハウが蓄積されにくくなるだけでなく、業務フローが見えにくくなる業務の「ブラックボックス化」につながる可能性もあります。それにより、「いざ問題が発生した際にその原因や対処方法が分からない」「業務の見直しを行いたくても、余分な作業が発生していないかどうかを確認できない」といった問題が生じるでしょう。
 
アウトソーシング会社との密な連携・コミュニケーションが、業務のブラックボックス化を防ぐ鍵となります。
 

デメリット③：標準化しにくい自社独自の業務フローには適さない

アウトソーシング会社では、事前に社内で決めた業務フローに従って、アウトソーシングされた業務を進めるのが一般的です。そのためアウトソーシングしたい業務が「標準化しにくい自社独自の業務フロー」を含んだものである場合、アウトソーシングすることにより、時間やコストが余計にかかってしまう可能性があります。
 
全ての業務がアウトソーシングに適しているわけではないということを念頭に置いた上で、アウトソーシングを依頼する前に「本当にアウトソーシングする必要がある業務なのか」を再確認しましょう。
 

デメリット④：情報漏洩のリスクが高まる

アウトソーシングする業務の内容によっては、社員情報や顧客情報といった「機密情報」を提供する必要があるでしょう。当然、アウトソーシング会社は情報漏洩しないように細心の注意を払いながら業務を行います。しかし、機密情報が外部の人の目に触れてしまう機会が増える分だけ、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。
 
情報漏洩を防ぐため、アウトソーシングを依頼する際は、機密保持契約書（NDA）を取り交わし、情報の取扱い方法やルールなどを事前に確認しましょう。
 

アウトソーシングと派遣の違い

アウトソーシングと比較検討されることが多いのが、人材派遣です。アウトソーシングと派遣の違いを4つの視点から紹介します。
 

違い①：業務を行う場所

アウトソーシングと派遣では、「業務を行う場所」が異なります。
 
アウトソーシングの場合、社員研修といった特定の業務を除いては、基本的に自社の社外（アウトソーシング会社内）で業務が行われます。一方、派遣の場合には、自社の社内で派遣社員が業務を行います。
 

違い②：業務の指示を出す人

「業務の指示を出す人」も、アウトソーシングと派遣では異なります。
 
アウトソーシングでは、アウトソーシング会社の社員が、業務を担うスタッフに指示を出します。一方、派遣の場合、自社の社員が直接、指示・指導を行います。
 

違い③：仕事内容の制限の有無

契約の種別はそれぞれ、アウトソーシングが「業務委託契約」、派遣が「労働派遣契約」となっています。両者の一番の違いは、「仕事内容の制限の有無」です。
 
「業務委託契約」であるアウトソーシングには、仕事内容の制限がありません。一方、「労働派遣契約」の派遣の場合、仕事内容の制限があり、建設業務や警備業務といった危険を伴う業務や、病院・診療所などでの医療関連業務、弁護士・社会保険労務士などの士業については行ってもらうことができません。
 

違い④：報酬を支払う対象

アウトソーシングと派遣では、「報酬を支払う対象」も異なります。
 
アウトソーシングの場合、「実際に行った業務」や「作成した成果物」対して、その質・量に応じた報酬を支払います。一方、派遣の場合には、「派遣社員が実際に働いた時間」に対し、「1時間あたり●●●●円」時給ベースで報酬が支払われます。

アウトソーシングと派遣の使い分け

経営者や人事総務担当者としては、「アウトソーシングと派遣のどちらが、より自社にマッチするのか」が気になるところでしょう。アウトソーシングと派遣を使い分ける際の判断基準を4つ紹介します。
 

判断基準①：業務量

アウトソーシングでは、業務量に応じて、アウトソーシング会社が適切な人員配置を考えます。そのため、アウトソーシングの業務量が多くても対応してもらいやすい傾向にあります。一方で派遣の場合、派遣社員1人あたりが行える業務量には限りがあるため、依頼する業務量によっては派遣社員が複数人必要になり、その分管理工数が増えることも考えられます。
 
業務量が多い場合にはアウトソーシングが、少ない場合には派遣が適しているでしょう。
 

判断基準②：業務の発生頻度

アウトソーシングの場合、業務委託契約に基づいてスケジュールや納期を、ある程度柔軟に依頼することができます。一方、派遣の場合には、契約が更新されることがあるものの、「1カ月」「3カ月」といった一定期間で派遣契約が結ばれるのが一般的です。
 
発生頻度に変動がある業務の場合はアウトソーシングが、一定期間中に常時業務がある場合は派遣が適しているでしょう。
 

判断基準③：イレギュラー対応の有無

「業務を行う場所」と「業務の指示を出す人」がアウトソーシングと派遣では異なります。外部で業務を行ってもらうアウトソーシングと、自社の社内で業務を行ってもらう派遣を比較すると、予定外の「状況」「作業」に対応しやすいのは、派遣だと考えられます。
 
そのため、標準化されたイレギュラーの少ない業務の場合はアウトソーシングが、イレギュラー対応が発生しやすい業務の場合は派遣が適しているでしょう。
 

判断基準④：ノウハウを蓄積する必要性の有無

「社内でノウハウを蓄積する必要がある業務かどうか」も、1つの判断基準となります。「社外で業務を行ってもらう」アウトソーシングと、「社内で派遣社員に業務をしてもらう」派遣とでは、近くにいる派遣の方が社内でノウハウを蓄積しやすいと考えられます。
 
社内でノウハウを蓄積する必要性がない業務に関してはアウトソーシング、ノウハウを蓄積する必要がある業務に関しては派遣というように、使い分けると良いでしょう。
 

アウトソーシングと派遣の良いとこ取りをした、ともに成長するチームをつくる「banso.（旧hatakuri.）

アウトソーシングと派遣には、それぞれ違いがあることがわかりました。
 
アウトソーシングのメリットを生かしながら、デメリットを極力除いているサービスも出てきています。そのうちの一つが、長野県上田市に本社を置く株式会社はたらクリエイトが展開する、ともに成長するチームをつくる「banso.（旧hatakuri.）」です。banso.の特徴について、紹介します。

banso.の特徴
①よりコア業務に集中できる
②マニュアル化・可視化によりノウハウ蓄積と生産性向上につながる
③同じチームに複数の業務を並行して依頼できる

banso.の特徴①：よりコア業務に集中できる

いざアウトソーシングをしようと思っても「どの業務をお願いしたら良いか分からない」「指示書を作る時間が取れない」「依頼することでより管理工数が増えてしまうのでは」といった煩わしさや不安から、踏み出せない方もいるのではないでしょうか。
 
banso.では、ディレクターが丁寧なヒアリング～マニュアル作成まで行うため、「まだマニュアル化されていない業務」や「これまで自社で属人化されてきたもの」でも、お任せいただくことが可能です。また、一人のディレクターが複数人のスタッフを束ねているため、クライアントご担当者様は複数人の管理や育成をする必要がなく、よりコア業務に集中することができます。
 

banso.の特徴②：マニュアル化・可視化によりノウハウ蓄積と生産性向上につながる

アウトソーシングによる「ノウハウが蓄積できない」「ブラックボックス化につながる」といった懸念もあるでしょう。
 
banso.では、業務を進めながらマニュアルへの落とし込み・改善を行い、適宜クライアントご担当者様にご提出させていただきます。また、日々の稼働時間とその内訳も提示させていただくため(※)、「何にどの程度時間を使ったのか」を確認することができ、工数の可視化・課題発見につながります。
 
さらに定期的にWEB会議を実施し、ノウハウ共有のほか、稼働時間の共有や振り返り、次月の目標設定、課題改善策の提案などをすり合わせさせていただくことで、ともに生産性向上を目指します。スタッフは全員「直接雇用」しているため、コミュニケーションも活発で、改善スピードの速さが特徴です。
 
(※)日々の稼働時間のご提示は、時間単価でお受けしている業務に限ります
 

banso.の特徴③：同じチームに複数の業務を並行して依頼できる

アウトソーシングをする中で、「緊急でやってもらいたいことがあるけど頼みづらい」ということもあるでしょう。
 
banso.では、クライアントご担当者様とご相談しながら、業務の優先度やボリュームの変更を可能な限り柔軟に対応させていただきます。ご要望にあわせた体制や料金プランをご提示させていただきますので、お気軽にご相談ください。

アウトソーシングを上手に使って、企業の成長につなげよう

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、「社員がコア業務に集中できる」「ルーティン業務を効率化できる」などさまざまな効果が期待できます。一方でアウトソーシングにはデメリットもあるため、「本当にアウトソーシングに適した業務なのか」を見極めることが重要です。
 
アウトソーシングを上手に使って業務効率化や生産性の向上を図り、企業の成長につなげてみてはいかがでしょうか。