株式会社Holmes、契約書のスキャン・電子化を代行する「ホームズクラウドSCAN」の提供を開始

契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を提供する株式会社Holmesは、クラウド上でのスムーズな契約管理を実現することを目的に、紙の契約書スキャン（PDF化）、書類情報のデータ化、契約管理システムへのデータ取り込みを代行する「ホームズクラウドSCAN」の新規提供を開始しました。

「ホームズクラウドSCAN」提供の背景

Holmesは「すべては顧客の課題解決のために」をコアバリューに掲げ、以前より顧客要望のヒアリングを重視してきたようです。その結果、法務部門や管理部門を中心に、多くの方が過去に締結した紙契約書の管理や電子化への移行に課題を抱えている現状が明らかになりました。

また、自社調査（2020）「新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査」（※1）においても、業務効率化を必要と感じている領域の上位3つは、1. 紙の書類のペーパーレス化（63.4%）、2. 契約関連業務の効率化（33.2%）、3. 拠点間を繋ぐワークフローシステム構築（27.5%）（※複数回答）との結果を得ており、新型コロナウイルスの拡大をきっかけに、紙の書類のペーパレス化ニーズの拡大が浮き彫りになったとしています。

2019年5月には、行政手続きのオンライン実施を原則とする「デジタルファースト法」が成立し、行政機関のペーパレス化に向けた動きも加速、契約類型についても、2019年4月に労働条件通知書の電子化が解禁されるなど、電子発行可能書類緩和の動きが見られます。

こうした背景から、契約書の電子化を阻む一因となっている、紙の契約書スキャンとクラウド上への移行をスムーズに実現し、より多くのクライアントにクラウド上での契約管理を実現してもらうことを目的に、「ホームズクラウドSCAN」の新規提供を開始しました。

（※1）Holmes（2020）「新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査」
https://www.holmescloud.com/news/press-release/3533/

「ホームズクラウドSCAN」概要

「ホームズクラウドSCAN」は、紙の契約書スキャンと電子化移行をフルサポートするサービスです。紙の契約書スキャンから、自社の型にあわせカスタマイズされた契約管理台帳の作成、「ホームズクラウド」へのデータ取り込みまで、自社の手間をかけずに、全て依頼可能としています。

「どこから手をつけて良いか分からない」という課題や、「これまで管理されている契約管理台帳項目のまま今後も管理したい」「契約書に添付してあるホッチキスや付箋を全て外す作業から対応して欲しい」というニーズに対しても、全面的にサポート。これまで契約書のスキャン依頼に際して、自社で対応する必要があった、様々な作業を含めて代行するとしています。

これにより、カスタマイズされた契約管理台帳で自社の型に合わせた最適な契約情報管理を行うことが可能となり、法務部門や管理部門、事業部門では、より本質的な業務に注力できるようになるとしています。

詳しくはこちらをご覧ください。

◆担当者コメント
契約の本質的な課題解決を通して、権利義務が自然と実現される未来を目指しているHolmes様。「ホームズクラウドSCAN」の提供が開始されたことで、顧客がより使いやすく、効率的に契約管理を実現できることと思います。今後もさらなる事業の成長を目指し、チームの一員として伴走させていただきます。（スタッフ：永井）